Les trois outils business en ligne que je garde pour une agence sont ClickUp pour piloter, Make pour automatiser et Slack pour communiquer. Ils se complètent et se relient entre eux.
Les bons outils, ça se choisit avant que l’agence grandisse. Après, tu fais du rafistolage.
Dans la vidéo, je montre ceux que j’utilise pour mon agence, mon centre de formation et mes clients. Je montre aussi trois outils que j’évite, et que beaucoup d’agences utilisent quand même.
Pourquoi la structure compte avant l’acquisition ?
Je cite souvent Léonard de Vinci : la simplicité est la sophistication suprême. Rendre simple une chose compliquée n’est pas facile. C’est tout l’enjeu d’un outillage.
Je l’illustre avec la maison des trois petits cochons. Beaucoup d’agences que j’accompagne, à 5, 10 ou 15 k€ de chiffre d’affaires par mois, ressemblent à la maison de paille. Au moindre coup de vent, ça part en cacahuètes.
Certaines, même à 30 k€ par mois, ont un opérationnel catastrophique. Elles font de l’acquisition, mais derrière, c’est le bazar.
L’objectif, c’est de passer directement à la maison de briques. Si ton système n’est pas solide, y compris pour l’onboarding, une surcharge de clients te met en difficulté.
Je préfère structurer d’abord, développer ensuite. C’est la logique de la méthode PACS.
Quels outils éviter quand on gère une agence ?
Notion
Les solopreneurs et les freelances qui débutent l’utilisent beaucoup. Seul, why not. J’aime bien Notion pour certaines choses.
Mais je trouve les automatisations pénibles et loin d’être évidentes. C’est faussement simple. On peut tout construire, comme dans Minecraft, et ça devient vite le bazar.
Pour bâtir une agence structurée, je l’évite. Je ne l’utilise que pour ma création de contenu LinkedIn. J’écris mes posts dedans, et Scheduled.so les publie chaque jour.
Je le trouve chaotique pour gérer des clients. À deux clients, ça passe. Quand tu scales, tu as trop de nouvelles conversations chaque jour. C’est intrusif et peu pratique à automatiser.
Centralise tes échanges. Sois disponible, mais pas par WhatsApp.
Il a un vrai intérêt pour l’acquisition, notamment le setting, avec des IA qui préqualifient les prospects. Surtout quand on fait de la publicité.
Zapier
La plupart des gens l’utilisent. Pour des automatisations simples, relier un logiciel à un autre, ça marche très bien.
Dès que tu veux automatiser une agence avec des choses plus poussées, ça devient pénible. Et ça coûte cher quand le nombre d’automatisations et de contacts grandit. C’est gratuit jusqu’à la caisse.
Comment choisir ses outils quand on est prestataire de services ?
Pose-toi la bonne question : qu’est-ce qui compte pour une agence qui veut se structurer ?
Il faut une communication fluide avec tes clients et avec ton équipe. Et tu automatises le maximum pour que ça le reste. Voici mes trois outils.
Pourquoi ClickUp pour la gestion de projet ?
C’est mon premier conseil pour la gestion de projet. Tu y centralises tes SOP, les procédures écrites. Je montre mon SOP d’onboarding, avec des vidéos intégrées.
Dans mon ClickUp, j’ai :
- le recrutement : traffic managers, setters, closers, monteurs, OBM, apporteurs d’affaires, et l’audit des SOP que je dois créer et déléguer
- la partie opérationnelle et les produits, avec la gestion de mes clients
- la création de contenu YouTube, avec les rôles de media maker et de copywriter
- la partie commerciale
- un tableau de recrutement avec des notes, le niveau de chacun, les candidats en négociation et les nouvelles recrues
Pour la gestion de services, c’est une bombe. J’ai écrit un tutoriel complet : ClickUp pour une agence B2B.
Pourquoi Make pour les automatisations ?
Deuxième outil : Make. C’est une alternative à Zapier boostée aux stéroïdes. On peut tout y faire, et ça ne vaut pas beaucoup de noisettes.
Make est central. Il relie Slack, qui se prête bien aux automatisations, et ClickUp. Tu automatises l’onboarding, le recrutement et d’autres processus.
Pourquoi Slack pour parler à l’équipe et aux clients ?
Troisième outil : Slack. On y gère une communauté, une équipe, et on communique avec ses clients.
Voici ce que j’ai automatisé. Quand un nouveau membre arrive, un message de bienvenue tombe dans le canal. Grâce à ChatGPT, il est personnalisé avec ma manière de parler, ma mascotte Archie et ma vidéo. Il contient un lien vers mon diagnostic.
Mon équipe reçoit en même temps un message : nouveau client à prendre en charge pour l’onboarding. Et je peux échanger avec chaque client dans un canal personnel.
J’ai d’autres canaux. Les demandes d’audit, un espace où l’on discute librement, les annonces, les études de cas. Et des prestations de partenaires, comme des graphistes, grâce à mon réseau.
Slack est la plaque tournante, relié à ClickUp. Make gère tout ça en arrière-plan.
ClickUp ou Airtable : lequel choisir ?
On me parle souvent d’Airtable. Ceux qui ne parlent que de lui sont souvent des agences de scaling qui ne maîtrisent pas les automatisations avec ClickUp. Airtable n’est pas mauvais, il est excellent.
Mon avis : Airtable convient mieux aux infopreneurs, formateurs et consultants. Il est un peu plus léger, on le paramètre à souhait et on le couple à Slack et à Make.
ClickUp convient mieux aux agences et aux prestataires de services. Un outil doit coller à ton secteur et à ton type d’activité.
Un exemple de client qui a simplifié son outillage
J’ai accompagné récemment un client passé de 4 000 à 26 000 euros de chiffre d’affaires mensuel en quelques mois. Je ne suis pas magicien.
On a mis en place des structures et un outillage plus adapté. Ça a aussi réduit ses dépenses en outils.
La plupart des agences que j’accompagne ont une multitude d’outils dont certains ne savent même pas se servir. On simplifie, on restructure, on met les bonnes stratégies d’acquisition. Puis ça décolle, à condition que la structure soit assez robuste pour accueillir de nouveaux clients.
Si tu veux qu’on regarde ça ensemble, c’est le travail de l’offre Ossature.
Questions fréquentes
Quels outils business en ligne choisir pour une agence ?
Je ne fais pas de classement, je te dis ceux que je garde. ClickUp pour la gestion de projet, Make pour les automatisations, Slack pour la communication avec l’équipe et les clients.
Faut-il abandonner Notion et Zapier ?
Pas forcément au départ. Notion reste pratique en solo, et je l’utilise pour mon contenu LinkedIn. Zapier convient aux automatisations simples. Ils posent problème quand l’agence grandit : automatisations pénibles pour l’un, coût qui grimpe pour l’autre.
ClickUp ou Airtable pour un consultant ?
Pour un consultant, un formateur ou un infopreneur, je penche plutôt vers Airtable. Pour une agence ou un prestataire de services, ClickUp est mieux adapté.
Pourquoi éviter WhatsApp avec ses clients ?
Quand l’agence grandit, les conversations s’accumulent. C’est intrusif et difficile à centraliser ou à automatiser. WhatsApp reste intéressant pour la prospection et la préqualification.
Pour voir ce que ces outils donnent une fois reliés à une méthode complète, réserve le diagnostic offert.
Écrit par Kevin Aziosmanoff